14.01.2019
14.01.2019
Prawidłowe przygotowanie walnego zebrania rodzinnego ogrodu działkowego, podjęcie z wyprzedzeniem właściwych działań w tej sprawie ma kolosalne znaczenie dla przyszłych, dobrych efektów zebrania. Dlatego też Okręgowy Zarząd jako organ koordynujący i kontrolujący przygotowanie i przeprowadzenie walnych zebrań w ogrodach powinien znacznie wcześniej rozpocząć w tym zakresie działania. Tak się dzieje w okręgu wrocławskim, gdzie Okręgowy Zarząd już jesienią 2018r. wprowadził ten temat na swoje posiedzenia i przygotowanie walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych w ROD wprowadził jako temat wiodący na posiedzenie Okręgowej Rady w dniu 26 listopada 2018r., na którym podjęta została specjalna uchwała (nr 1/XIII/2018). Zwróciliśmy w niej uwagę na prawidłowe zwołanie i przygotowanie walnego zebrania, tym bardziej, że jest to zebranie sprawozdawczo-wyborcze, gdzie wprowadzony jest dodatkowy element tj. wyboru nowych władz Związku w ROD tj. wyboru nowego zarządu i nowej komisji rewizyjnej na kolejną kadencję. Podkreśliliśmy, że już wcześniej, kilka miesięcy przed zebraniem należy dokonać analizy obecnej sytuacji kadrowej i przygotować odpowiednie wnioski na zebranie. Kandydaci do nowych władz, jak stwierdza uchwała powinni mieć poparcie członków Związku, mieć za sobą sukcesy, dorobek, charakteryzować się dobrym kontaktem z działkowcami, a także wykazać się dobrym zagospodarowaniem działki. Należy dążyć do tego by nowowybrany zarząd i komisja rewizyjna mogli sprawować swoje funkcje przez całą kadencję. Przygotowując walne zebranie zarząd ogrodu powinien również znacznie wcześniej omówić i przygotować projekty uchwał na zebranie we wszystkich sprawach ujętych w Statucie Związku a w szczególności mając na względzie rozwój ogrodu działkowego, podjęcie zadań inwestycyjnych i remontowych. Zwrócono również uwagę na konieczność przygotowania dobrych sprawozdań zarządu ROD z działalności za 2018r. oraz sprawozdania zarządu za cała kadencję. Obowiązkiem Zarządu Ogrodu jest także przygotowanie programu działań w nowej kadencji w latach 2019-2022.
Podjęta w dniu 26 listopada 2018r. przez Okręgową Radę uchwała ustaliła, także zasady wyboru delegatów na IX Okręgowy Zjazd Delegatów PZD z ROD, gdyż wybór delegatów na Zjazd Okręgowy jest jednym z podstawowych obowiązków walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego rodzinnego ogrodu działkowego.
Kontynuując tryb wcześniejszego, dobrego przygotowania walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego w ROD okręgu wrocławskiego, Okręgowy Zarząd na posiedzeniu również w dniu 26 listopada 2018r. powołał Okręgowy Zespół do obsługi walnych zebrań, w skład którego weszli członkowie Okręgowej Rady, Okręgowej Komisji Rewizyjnej i pracownicy Biura OZ w liczbie 45 osób. Członkowie Zespołu mają do obsługi średnio od 3 do 7 walnych zebrań, w tym najwięcej członkowie Okręgowego Zarządu i pracownicy Biura OZ i szczególnie tam gdzie występują problemy i przygotowywane są bardzo istotne, ważne projekty uchwał dla przyszłości i rozwoju ogrodu.
Zarówno Uchwała nr 1/XIII/2018 Okręgowej Rady jak i uchwała Okręgowego Zarządu z dnia 26 listopada 2018r. wraz z innymi dokumentami jeszcze w grudniu 2018r. zostały dostarczone do zarządów ogrodów, a odbyło się to na zwołanych w dniu 7, 8, 10 i 11 grudnia 2018r. naradach z prezesami rodzinnych ogrodów działkowych. Prezesi Zarządów ROD otrzymali także pisma, w których wskazaliśmy członka Okręgowego Zespołu zobligowanego do obsługi zebrania z podaniem jego adresu kontaktowego celem wcześniejszego spotkania się, omówienia przygotowania walnego zebrania, a w szczególności zapraszania go na wszystkie posiedzenia zarządu, na których będzie omawiany temat walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego. Również i członek Okręgowego Zespołu otrzymał pisemne powiadomienie o obsłudze ilości walnych zebrań podaniem ich nazw, danych osobowych i kontaktowych prezesa zarządu ROD.
Okręgowy Zarząd przypomniał i wskazał, że uczestniczenie w przygotowaniu walnego zebrania w ROD jest obowiązkiem członka reprezentującego organ nadrzędny Polskiego Związku Działkowców, wykonującego zadania w zakresie kontroli i nadzoru nad podstawową jednostka organizacyjną PZD, nad podstawowym organem PZD jakim jest zarząd ogrodu, ale także zadania w zakresie udzielania niezbędnej pomocy zarządowi ROD.
Na naradach z prezesami zarządów ROD w grudniu 2018r., które prowadził Prezes Okręgu, omówione zostały szczegółowo Wytyczne Krajowego Zarządu w sprawie przygotowania walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych w rodzinnych ogrodach działkowych, a w szczególności nowe przepisy zawarte w Statucie PZD a dotyczące m. innymi obowiązku informowania w zaproszeniach na walne zebranie o terminach wyłożenia dokumentów sprawozdawczych przed walnym zebraniem.
Na naradach z prezesami ROD zwrócono się z prośbą do zarządów ogrodów by walne zebrania odbyły się do 30 kwietnia 2019r. pomimo, że statutowy termin odbycia walnego zebrania upływa z dniem 15 maja, gdyż w maju odbędą się narady rejonowe z delegatami na IX Okręgowy Zjazd, przygotowywany na 8 czerwca 2019r.
Prezesi rodzinnych ogrodów działkowych odnieśli się ze zrozumieniem do tej prośby i zobowiązali się do przekazania do Biura OZ ankiet delegatów na IX Zjazd w ciągu 3 dni po odbyciu walnego zebrania
W szerokiej dyskusji na grudniowych naradach prezesi ROD podkreślili czytelne bardzo dobrze przygotowane przez Krajowy Zarząd Wytyczne oraz przygotowanie wszystkich druków projektów uchwał na zebranie i to formacie A4 do bezpośredniego wykorzystania.
Przygotowaniu walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych w rodzinnych ogrodach działkowych służą również zwołane i odbywające się narady szkoleniowe z księgowymi i skarbnikami ROD w dniach 7, 8, 10 i 12 stycznia 2019r. oraz zwołane przez Okręgową Komisję Rewizyjną narady szkoleniowe z przewodniczącymi komisji rewizyjnych ROD, które odbędą się w dniach 16 do 19 stycznia 2019r. Narady z księgowymi i skarbnikami mają na celu prawidłowe i terminowe przygotowanie bilansu i sprawozdań finansowych ROD za 2018r. oraz preliminarzy na rok 2019, a narady z przewodniczącymi komisji rewizyjnych mają na celu nie tylko prawidłowe przygotowanie sprawozdań z działalności komisji na walne zebranie oraz protokołów z badania bilansu a także na przygotowanie kandydatów do nowowybranych komisji na następna kadencję.
Ostatnim akordem przygotowań do walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych w 2019r. jest narada Okręgowego Zespołu do obsługi walnych zebrań, która odbędzie się 4 lutego br., na której będą przedyskutowane obowiązki i zadania organu nadrzędnego Związku w świetle Wytycznych Krajowego Zarządu.
Uważam, że w/wymienione przygotowania do walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych w okręgu wrocławskim spowodują nie tylko prawidłowe zwołanie i przeprowadzenie zebrań ale także odbycie walnych zebrań w obowiązującym terminie.
Sprawy związane z przygotowaniem i odbyciem walnych zebrań będą podstawowym tematem na każdym posiedzeniu Okręgowego Zarządu, szczególnie w I półroczu 2019r.
Prezes Okręgu we Wrocławiu PZD
mgr Janusz Moszkowski