Narady z zarządami ROD Okręgu we Wrocławiu

 

 

Pierwszy temat omówiony na naradach dotyczył przebiegu kampanii walnych zebrań w 2022r. Prezes OZ poinformował, że kampania sprawozdawcza przebiegła prawidłowo i zebrania odbyły się we wszystkich ROD, przy czym w 1 ROD musi zostać zwołana ponownie konferencja delegatów, z uwagi na brak wymaganego quorum do jej przeprowadzenia w wyznaczonym terminie statutowym oraz w 2 ROD należy zwołać ponownie walne zebrane, z uwagi na stwierdzenie ich nieważności w drodze uchwał OZ. Prezes OZ wskazał ponadto, że znaczna ilość tegorocznych walnych zebrań odbyła się w kwietniu i w maju oraz kilka zebrań po terminie statutowym za zgodą Okręgowego Zarządu. W ocenie Okręgu sytuacja ta wynika z dwuletniego okresu pandemii, który doprowadził do swego rodzaju rozluźnienia i poniekąd wytrącił zarządy ROD z dotychczasowego rytmu terminowego. Niemniej jednak Prezes OZ zwrócił się do przybyłych członków zarządów ROD (w zdecydowanej większości prezesów), o przyspieszenie zebrań przyszłorocznych z uwagi na rok wyborczy i organizację zjazdu, który wstępnie planuje się przeprowadzić w połowie czerwca 2023r. Prezes OZ poinformował również, iż w ramach kontroli statutowej nad zarządami ROD, dokonano analizy dostarczonych dokumentów z walnych zebrań, co doprowadziło do uchylenia lub unieważnienia 27 uchwał podjętych niezgodnie z przepisami lub podjętych przez walne zebranie, jako niewłaściwy organ. Prezes OZ przybliżył te uchwały przybyłym na naradę w celu uniknięcia popełnianych błędów na przyszłość.

Dyrektor Biura OZ zwróciła się do przybyłych na narady o lepszą komunikację z osobami obsługującymi walne zebrania z ramienia Okręgu, aby ustalić odpowiednio wcześniej terminy i miejsca walnych zebrań, Brak komunikacji doprowadza do konieczności organizowania licznych zastępstw, co nastręcza licznych problemów.

 

Kolejny tematem omówionym na naradach był temat wypowiadania umów dzierżawy działkowej. Prezes OZ wskazał, iż w roku bieżącym wpłynęły dokumenty w sprawie wypowiedzenia umów dzierżawy działkowej z 22 ROD. Wnioski te są analizowane na bieżąco przez radcę prawnego i rozpatrywane na posiedzeniach OZ. Prezes OZ zwrócił się do uczestników narad o analizowanie sytuacji w ROD i podejmowanie stosownych działań zmierzających do wyegzekwowania opłat od wszystkich działkowców, jak i prawidłowego zagospodarowania działek w ROD. Prezes OZ wskazał jednocześnie, że zawsze trzeba dążyć do ugody w tych sprawach, przypominając że umowę można wypowiedzieć w trzech przypadkach:

 

·       gdy działkowiec nie płaci za działkę – działkowiec może być w zwłoce z opłatami 6 miesięcy. Po tym terminie koniecznym jest pisemne wezwanie działkowca do uiszczenia opłat (za zwrotnym potwierdzeniem odbioru), w którym wyznacza się dodatkowy, miesięczny termin na wniesienie opłat (wraz z odsetkami ustawowymi). W przypadku nie wniesienia opłat, zarząd podejmuje uchwałę w sprawie wypowiedzenia umowy dzierżawy działkowej i wraz z całą dokumentacją przekazuje do OZ celem zatwierdzenia.

·       gdy działkowiec nie użytkuje działki – wezwanie do uporządkowania działki (z ostrożności procesowej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) wyznaczając 30 dniowy okres na uporządkowanie działki. W przypadku braku reakcji ze strony działkowca, zarząd ROD podejmuje uchwałę w sprawie wypowiedzenia umowy dzierżawy działkowej i przekazuje wraz z całą dokumentacją w do Biura OZ celem zatwierdzenia. W przypadku nie uprawiania działki konieczna jest dokumentacja zdjęciowa.

·       gdy działkowiec oddał działkę w użytkowanie osobie trzeciej – należy w pierwszej kolejności udowodnić taką sytuację.

Następnie Główna księgowa OZ omówiła sprawy finansowe w zakresie dotyczącym zarządów ROD. Poinformowała, że sprawozdania finansowe ROD za 2021r. wpłynęły ze wszystkich ROD, a preliminarza finansowego brakuje z 1 ROD, w którym zostanie zwołane ponownie walne zebranie m.in. w celu jego zatwierdzenia. Omówiła zagadnienia związane z odprowadzaniem składki zdrowotnej oraz podatku od nagród i świadczeń i od umów zleceń w świetle Polskiego Ładu. Przypomniała ponadto o funkcjonowaniu OFK, zachęcając zarządy ROD do powierzania prowadzenia księgowości ROD właśnie księgowym z Ośrodka. OFK gwarantuje profesjonalną obsługę księgową, prowadzoną w oparciu o Zakładowy Plan Kont PZD oraz ustawę o rachunkowości. Główna księgowa przypomniała ponadto, że Okręg ma nowe konta bankowe, które zostały podane zarządom w tegorocznych notach księgowych na partycypację. Zwróciła się z prośbą o regulowanie należności już na nowe konta bankowe – konto statutowe i oświatowe, gdyż te stare w BPS ulegną likwidacji z końcem br. W tym miejscu poprosiła o podawanie nowych numerów kont bankowych przez te zarządy, które dokonały zmiany banku, gdyż w przypadku np. wypacania dotacji, pieniądze wracają z powrotem na konto Okręgu. Główna księgowa przypomniała o obowiązującej od 01 kwietnia br. nowej stawce podwyższonej opłaty ogrodowej na Fundusz Oświatowy.

 

W dalszej części narady Dyrektor Biura OZ omówiła zagadnienie związane z organizacją szkoleń dla nowych działkowców. Poinformowała, że w przekazanych na dzisiejszej naradzie materiałach jest harmonogram szkoleń tegorocznych, które po okresie pandemii zostaną wznowione we wrześniu. Harmonogram zakłada przeprowadzenie szkolenia we wrześniu, październiku i listopadzie – po 2 szkolenia w każdym miesiącu. Łącznie 6 szkoleń. Ponadto zarządy ROD otrzymały wzór nowego skierowania na szkolenia, na które działkowiec będzie musiał się uprzednio zapisać telefonicznie u St. Instruktora ds. ogrodniczych. Jest to konieczne z uwagi na uniknięcie zbyt dużej ilości osób na szkoleniu i zapewnienie dobrych warunków szkolenia, tym bardziej że nie wiemy czy jesienią nie czeka nas kolejna fala pandemii. Dyrektor Biura OZ zwróciła się do zgromadzonych o kierowane w pierwszej kolejności tych działkowców, którzy w tym roku zawarli umowę dzierżawy działkowej. Szkolenia są konieczne, działkowcy muszą znać swoje prawa i obowiązki oraz zasady dotyczące zagospodarowania działki i funkcjonowania ROD, aby w przyszłości uniknąć niepotrzebnych konfliktów. Harmonogram oraz wzór skierowania znajduje się na stronie internetowej Okręgu. Dyrektor Biura OZ przypomniała ponadto, że wniesienie opłaty za nowego działkowca w danym miesiącu musi zostać udokumentowane listą z danymi adresowymi nowego działowca, które przekazuje się następnie do wydawnictwa „działkowiec” celem pozyskania przez działkowca rocznej prenumeraty miesięcznika „działkowiec”. Należy pamiętać o dostarczaniu takiej listy w tym samym miesiącu co dokonana wpłata. Dyrektor Biura OZ uczuliła uczestników narady o przekazywanie prawidłowych danych osobowych. W przypadku powtórzenia danych z poprzednich miesięcy, wydawnictwo „działkowiec” odmawia wysłania prenumeraty, bo takie dane otrzymali np. 3 miesiące temu.

 

Dyrektor Biura OZ przystąpiła do omówienia zagadnień związanych z inwestycjami w ROD, które realizowane są na podstawie uchwał walnego zebrania i w oparciu o uchwałę KZ. Przypomniała, że Okręgowy Zarząd PZD udziela dotacji do inwestycji w wysokości do 35% wartości zadania, ze wskazaniem na materiały, w przypadku gdy ogród stara się o środki zgromadzone na Funduszu Rozwoju Okręgu lub w wysokości do 49% wartości zadania, ze wskazaniem na materiały, w przypadku gdy ogród stara się o dotację ze środków otrzymanych z Gminy Wrocław, zgromadzonych również na Funduszu Rozwoju ROD. Kryteria i zasady realizacji inwestycji uchwalone przez Okręgowy Zarząd PZD we Wrocławiu wraz z wnioskiem o dotację opublikowane są na stronie internetowej Okręgu. Dyrektor Biura wskazała ponadto, że po okresie pandemii w miesiącu czerwcu rozpoczyna pracę Komisja ds. Inwestycji, która będzie opiniować wnioski i przedkładać propozycję na posiedzenia Okręgowego Zarządu w cyklach miesięcznych.

 

Prezes OZ przypomniał o ogłoszonych przez OZ konkursach okręgowych „ROD 2022 roku” oraz „Wzorowa działka” i zachęcił do zgłaszania ogrodów i działek do konkursów. Komisja konkursowa w okresie lipiec – sierpień uda się na ogrody i dokona oceny zgłoszonych działek i ogrodów, a z końcem sierpnia Okręgowy Zarząd dokona podsumowania i podejmie stosowne uchwały. Natomiast podczas uroczystości Okręgowego Dnia Działkowca (prawdopodobny termin to 03.09.2022r.) wręczone zostaną puchary i nagrody. Prezes OZ przypomniał ponadto, że nadal można składać wnioski o puchary jubileuszowe do Prezesa PZD, za pośrednictwem Okręgu, które również zostaną wręczone podczas tegorocznego Dnia Działkowca.

 

Po wyczerpaniu tematyki pierwszej części narady i udzieleniu odpowiedzi na wszystkie zadane pytania dotyczące omówionych zagadnień, Prezes OZ przystąpił do omówienia tematu pozyskiwania przez ROD grantów z ARiMR.

 

Prezes, I Wiceprezes Okręgu oraz Dyrektor Biura szczegółowo omówili założenia programowe ogłoszonego przez ARiMR konkursu, który daje możliwość pozyskiwania przez stowarzyszenia ogrodowe grantów głownie na realizację zadań typu Eco oraz na realizację zadań inwestycyjnych w ROD. Na tę okoliczność na naradach przekazano zarządom ROD komplet wszystkich, niezbędnych do starania się o grant dokumentów oraz omówiono 3 uchwały Krajowego Zarząd PZD (opublikowane na stronie internetowej Jednostki Krajowej i na stronie internetowej Okręgu) podjęte na tę okoliczność. Granty można uzyskać w wysokości od 10 tyś. do 100 tyś. złotych dla jednego ROD, przy czym każdy ROD może złożyć wyłącznie 1 wniosek. Omówione zostały wszystkie zasady i warunki, które należy spełnić, aby taki grant otrzymać – w tym przede wszystkim rozdział środków finansowych na zadania z poszczególnych grup. Wskazano, że grant w 70% dedykowany jest zadaniom tzw. Eco z grupy A, a w 30% zadaniom z grupy B, tzw. zadaniom inwestycyjnym. Podział ten jest sztywny przynajmniej dla grupy B, gdzie 30% grantu stanowi górną granicę finansowania zadania. Wskazano ponadto, że zadanie z grupy B nie może zostać zrealizowane bez wykonania przynajmniej jednego zadania z grupy A. Prezes OZ omówił poszczególne dokumenty dotyczące grantów, a I Wiceprezes uszczegółowił najważniejsze zagadnienia związane z możliwością starania się o grant. Omówiono również zasady reprezentacji przed ARiMR, tzn. umowę będą zawierały zarządy ROD po otrzymaniu stosowanego pełnomocnictwa substytucyjnego wydanego przez OZ, ale weksle, stanowiące zabezpieczenie, będą podpisywali pełnomocnicy okręgowi. Dlatego też wnioski będą szczegółowo weryfikowane zarówno pod względem możliwości zrealizowania wybranych zadań przez dany zarząd, jak i pod kątem ich utrzymania przez 5 lat, gdyż taki okres gwarancji musimy dać na realizowane zadania. Dyrektor Biura OZ wskazała ponadto, iż realizacja zadań musi się opierać o zasadę rozeznania rynku, przy udziale firm posiadających wiedzę i doświadczenie w realizacji wybranych zadań. W tym programie nie ma możliwości zlecenia prac członkom zarządu czy też działkowcom w ramach umów zleceń oraz osobom powiązanym prywatnie czy też zawodowo z ogrodem. Tu działania muszą być transparentne, i to będzie przez ARiMR weryfikowane.

 

Po omówieniu głównych założeń programu udzielono odpowiedzi na szereg pytań związanych z konkursem. Zainteresowanie ze strony ogrodów jest widoczne, przy jednoczesnej wiedzy o złożoności wniosku i dużej ilości dokumentów do sporządzenia. Prezes OZ zadeklarował pomoc w procedowaniu wniosku przez pełnomocników okręgowych, jak i wybranych pracowników Biura OZ. Niemniej jednak w pierwszej kolejności zarządy ROD powinny zapoznać się z Regulaminem konkursu, z możliwymi do realizacji zadaniami i podjąć decyzję o przystąpieniu do konkursu.